Formulación de cuentas anuales y su aprobación en junta general ordinaria; medidas extraordinarias con ocasión de la alerta sanitaria provocada por el COVID-19

La emergencia sanitaria provocada por el COVID-19 ha venido a alterar el normal funcionamiento de todos los órdenes de la vida cotidiana, y uno de los aspectos que se ha visto alterado es la formulación y aprobación de las cuentas anuales así como el resto de documentación obligatoria.

 En circunstancias normales, como es sabido por todos, la formulación y aprobación de las cuentas sociales viene  regulada en los artículos 253 y 164 de la Ley de Sociedades de Capital; de tal manera que las cuentas anuales deberán ser formuladas por el órgano de administración en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, y deberán ser aprobadas por la Junta General Ordinaria en los 6 meses primeros meses del ejercicio posterior al que corresponden las cuentas cuya aprobación se pretende.

Así las cosas, y ante la incertidumbre y la imposibilidad en muchos casos de formular las cuentas anuales debido tanto a la emergencia sanitaria como al consiguiente confinamiento de la población, el Real Decreto 8/2020 de 17 de marzo, de medidas extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del Covid-19 (pulse aquí para acceder a la resolución completa), en su artículo 40 establece  una serie de medidas para paliar las actuales dificultades en relación con las cuentas anuales y su aprobación:

Aunque no estuviera previsto en los estatutos, las sesiones de los órganos de gobierno y administración de las asociaciones, las sociedades civiles y mercantiles, el consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán celebrarse por videoconferencia. La misma norma será de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que estuviesen constituidas. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica.

  • El plazo de 3 meses para la formulación de las cuentas anuales desde el cierre del ejercicio, ya fueran ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, el informe de gestión en su caso, así como el resto de documentación exigible queda suspendido hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose tras su finalización.
  • En caso de que a la fecha de la declaración del estado de alarma ya hubiesen sido formuladas las cuentas anuales, el plazo para la verificación contable, si fuera obligatoria la auditoria, se entenderá prorrogado por 2 meses desde que finalice el estado de alerta.
  • La Junta General Ordinaria se reunirá necesariamente dentro de los 3 meses siguientes a contar desde que finalice el estado de alarma para en su caso aprobar las cuentas anuales y los demás puntos del orden del día.
  • Si la convocatoria de la Junta General Ordinaria se hubiera publicado con anterioridad al estado de alarma, pero su celebración estuviera prevista con posterioridad al mismo, el órgano de administración podrá: 
    1. Modificar el lugar, fecha  y hora previstos con una antelación mínima de 48 horas a la fecha prevista, publicándolo en su página web o en su defecto en el BOE, o
    2. Revocar la convocatoria, debiendo proceder a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en la que finalice el estado de alarma.

Durante el estado de alarma, el notario que fuera requerido para levantar acta de la Junta general de socios podrá utilizar medios telemáticos en tiempo real adecuados.

 

Cuadro resumen de plazos:

NUEVOS PLAZOS DESDE LA FINALIZACION DEL ESTADO DE ALARMA

Formulación de cuentas.

3 meses

Celebración de Junta General de socios.

3 meses

En caso de que ya se hubiesen formulado las cuentas anuales, plazo para la verificación contable en caso de ser obligatoria auditoría.

2 meses

Nueva convocatoria de Junta General de socios en caso de ser revocada la señalada con anterioridad al estado de alarma y que deba celebrarse durante el mismo.

1 mes
*La revocación deberá realizarse con un plazo de mínimo 48 horas de antelación